[Digital Workplace] 모바일 오피스 혁명
당신의 업무에 날개를 달다
모바일 오피스 혁명, 자율과 억압이라는 양날의 검
마이크로소프트가 특단의 수를 뒀다. 마이크로소프트는 미국 시간으로 11월 6일부터 안드로이드와 iOS를 돌리는 태블릿과 스마트폰은 오피스를 무료로 쓸 수 있도록 제한을 풀었다. MS는 서서히 오피스 시장에 손을 대 왔다. 모바일이 일상생활에 깊숙이 스며든 지금, 개인들에게 오피스 프로그램의 필요성은 늘어만 가고 있었다. MS의 강수는 경쟁 업체들의 시장 탈환 움직임에 불을 지폈다. 페이스북, 구글, 에버노트 등 많은 업체들이 모바일 오피스 시장을 차지하기 위해 맹렬히 전쟁 중이다.
스마트폰으로 달라진 일상 생활
스마트폰으로 대표되는 최신 모바일 기기로 인해 우리 일상생활의 모습은 완전히 달라졌다. 특히 이러한 변화는 단순히 개인의 생활 패턴의 변화에서 그치지 않고 그들이 속한 조직, 기업 등 사회 전반에까지 영향을 미치고 있다.
2014년 연말을 기준으로 국내 스마트폰 가입자 수가 4000만을 넘어섰다. 또한 태블릿 PC 사용자도 60만 명에 달한다. 이처럼 스마트한 단말기의 종류와 성능이 보다 다양해지면서 그야말로 ‘스마트’ 또는 ‘모바일’ 환경으로의 변화는 급물살을 타고 있다. 특히 단말기의 성능 강화와 동시에 크기와 무게가 급진적으로 감소하면서 단순히 집이나 직장 등 ‘다른 장소’에서가 아니라 ‘움직이면서’ 언제 어디서나 필요한 정보를 이용하고 용무를 처리할 수 있게 됨으로써 이동성(Mobility)이 보장되는 진정한 ‘모바일’ 시대가 도래한 것이다.
물론 ‘모바일(Mobile)’이라는 개념은 이미 수년 전부터 우리의 삶에 들어와 있었다. 하지만 진정한 의미에서의 모바일은 급성장한 스마트폰에 의해 비로소 실현되었다고 해도 과언이 아니다. 단순히 이동하면서도 무선 인터넷을 이용하는 것 정도는 스마트폰의 전 단계라 할 수 있는 ‘피쳐폰(Feature phone)’으로도 충분히 가능했다. 피쳐폰은 심지어 전자사전, DMB, 와이파이존에서의 인터넷 무료 검색 및 인터넷 전화 기능, MP3 플레이어, 일정관리, 동영상 플레이어 등 스마트폰이 갖고 있는 웬만한 기능은 다 갖추고 있다. 그럼에도 불구하고 스마트폰의 등장은 우리의 삶을 이전과는 비교도 할 수 없을 정도로 ‘모바일’화 할 수 있었다.
 |
모바일 오피스를 통한 업무 효율성 향상
언제 어디서나 인터넷에 접속할 수 있으며, 무엇보다 가볍고 편리한 스마트폰과 태블릿 PC에 업무 프로그램이 연동되면서 업무 공백은 사라짐과 동시에 업무 효율성이 향상되고 있다. 그 동안 모바일은 기업의 IT인프라에서 부수적인 업무에 사용되는 것으로 인식되었지만 최근 스마트폰의 활성화와 와이브로 등 다양한 통신기술이 발달하면서 모바일 오피스 구현을 위한 인프라가 확충되었다.
모바일 오피스는 말 그대로 '움직이는 사무실’을 구현하게 해준다. 특히 출장·외근 등으로 인해 사무실 밖에서 근무하는 시간이 많은 직원들은 모바일 기기를 이용해 사내 컴퓨터 네트워크에 접속함으로써 외부에서 언제든지 회사 업무를 처리할 수 있다. 모바일 기기로 언제, 어디서나 이메일을 확인하고 결제를 진행하는 것은 모바일 오피스의 아주 기초적인 부분에 불과하다. 스마트폰을 통해 이메일 송수신과 결재처리뿐만 아니라 일정관리, 사내 인트라넷 이용 등도 가능해졌다. 특히 ERP, CRM 등 기업시스템과 연계되도록 기능을 제공해 모바일 기기를 이용해 언제 어디서나 업무를 볼 수 있는 '모바일 오피스 환경'이 구현되고 있다.
이제 모바일 오피스와 관련된 예로 굳이 해외에서의 이마트 사례를 들 필요없다. 국내 자동차 영업에서도 고객 상담시 재고 조회나 제품의 입출고 시점을 고객의 눈 앞에서 실시간으로 확인하고 즉각적으로 정보를 전달하는데 스마트폰이 이용되고 있기 때문이다. 또한 온라인 쇼핑몰 등 24시간 고객과 접점을 이루고 있어야 하는 사업체에서는 고객과 기업이 더욱 긴밀하게 소통할 수 있어 모바일 오피스가 실질적으로 이용되고 있다. 특히 지난 해 정부가 스마트 워크의 확대 방침을 발표하면서 국내 대기업들을 중심으로 모바일 오피스 솔루션이 개발되고 있어 업무 효율성 향상을 위한 모바일 오피스 도입이 가속화 될 것으로 보인다.
 |
시간과 장소에 얽매이지 않는 업무 환경
스마트워크는 시간과 장소에 얽매이지 않고 언제 어디서나 편리하게 근무함으로써 업무효율성을 향상시킬 수 있는 업무방식을 말한다. 스마트워크는 근무 장소에 따라 이동근무 또는 현장근무(모바일 오피스), 재택근무(홈 오피스), 원격사무실 근무(스마트워크센터), 직장근무(스마트 오피스)로 구분할 수 있다. 이동 근무는 스마트폰 등 모바일 기기를 활용해 공간에 대한 제약 없이 이동 중이거나 현장에서 바로 업무를 처리할 수 있는 근무 방식으로, 신속한 현장업무 처리가 가능하고 메일, 결재 등 일상 업무 처리시간을 단축할 수 있다. 반면 재택 근무는 자택에서 업무에 필요한 시설과 장비를 구비해 근무하는 방식으로 프리랜서나 1인 기업에 적합한 근무 형태다. 최근 증축되고 있는 스마트워크센터 근무는 주거지 인근에 구축된 전용 시설에서 IT 인프라를 활용해 사무실과 유사한 환경에서 근무하는 방식으로, 출퇴근 시간과 거리를 단축하는 효과를 보인다. 가장 현실적인 스마트워크의 형태인 스마트 오피스는 현재보다 더 업무효율성을 높일 수 있도록 업무 프로세스 및 시설 등을 개선해 근무하는 방식으로, 커뮤니케이션 활성화와 업무생산성 향상 등을 꾀하는 방식이다.
네트워크 환경과 IT기술이 고도화됨에 따라, 우리나라도 온실가스 감축, 저출산 문제를 해결하기 위해 스마트워크의 도입을 고려하고 있다. 정부는 스마트워크 방식을 공무원과 민간기업부터 도입해 단계적으로 확산시킬 계획에 나섰다. 2015년까지 전체 노동인구 중 약 30%인 800만 명이 스마트워크 환경에서 일할 수 있도록 할 방침이다. 스마트워크 시행에 맞춰 공무원 근무 태도 관리 체계 및 조직·인사제도를 획기적으로 바꾸고 기관별 추진실적을 업무평가 시 반영하는 등 관련 제도 개선도 추진하고 있다. 정부가 제시하고 있는 한국형 스마트워크 모델에 따르면, 수도권에서 원격근무를 할 경우 1일당 90분의 출퇴근 시간이 절약되고, 사무직 860만 명이 원격근무를 할 경우 연간 111만 t의 탄소배출량과 1조 6000억 원의 교통비용이 감소된다.
미국의 경우 2010년 12월 연방정부 공무원의 원격근무를 촉진하기 위해 ‘텔레워크촉진법’을 제정했고, 연방정부 공무원의 62%가 원격근무가 가능하게 되며, 2011년까지 15만 명이 원격근무에 참여하는 것을 목표로 삼고 있다. 일본 역시 민간부문의 스마트워크를 꾀하고 있는데, 일본의 대표적 기업인 NTT는 2008년부터 전임직원을 대상으로 재택근무를 실시하여 연간 6.75t의 이산화탄소 저감, 업무창조성 71% 향상, 가족과의 의사소통 71% 향상 등의 효과를 거둔 것으로 파악되고 있다. 또한 영국은 최근 경제위기로 인한 공공비용 감소대책으로 텔레워크 확산에 주력하고 있다. 영국정부기관은 전통적으로 재택근무를 추진했으나 최근 이동근무를 위해 노트북이나 휴대단말기 지급을 지원하고 있다.
 |
생산성과 창의성, 두 마리 토끼를 잡아라
스마트워크 도입의 궁극적인 목표는 조직의 생산성과 창조성을 동시에 끌어올리는데 있다. 국내 기업들의 경우 경제협력개발기구(OECD) 산하 다른 회원국 비해 낮은 노동생산성을 극복하고, 기업 혁신의 바탕이 되는 조직의 창조성을 키우는 방안의 하나로 스마트워크의 도입을 고려하고 있다. 생산성의 측면에서 스마트워크를 살펴보면 시간과 장소에 제약을 받지 않기 때문에 업무의 집중력을 높일 수 있다는 장점이 있다. 다양한 정보와 지식을 통합하여 자유자재로 활용함으로써 조직원 간 신뢰와 협업으로 노동의 효율성도 올릴 수 있다. 스마트워크 환경에서는 IT 기술을 통해 언제, 어디서나, 누구와도 함께 네트워크상에서 일할 수 있어 집합지성(Collective Intelligence)을 형성하고 이를 바탕으로 업무의 효율성을 높이는 것이 가능하다. 특히 최근 클라우드 컴퓨팅 관련 기술의 개발과 보급이 확산되면서 높은 수준의 IT인프라를 보유하고 있는 한국은 최적의 스마트워크 환경이 구축되어 있다.
직장인의 입장에서도 여러 면에서 장점이 많다. 집에서 가까운 스마트워크센터에서 근무를 하거나 재택근무를 하면 본사까지 출퇴근하는 시간을 줄일 수 있고, 이렇게 절감된 시간을 업무 개발에 투자하여 직무 생산성을 높일 수도 있다. 업무 외 시간이 늘어나 개인의 역량개발과 동기부여를 향상시킴으로써 업무의 질 향상과 더불어 삶의 질을 향상시키는 효과도 있다.
한편, 스마트워크는 조직의 창의성 향상에도 기여한다. 기존의 사무실에서 벗어나 근무함으로써 직접적인 상급자에 의한 직접 통제에서 벗어나 자율성이 확보되고 또 이에 따라 창의성이 발휘될 수 있다. 또한 재택근무가 자유롭게 시행되면 출산을 앞두고 있거나 육아를 담당하는 여성 직원이 꾸준히 근무할 수 있는 환경이 주어지기 때문에 다양한 구성원의 확보가 창의적인 생각을 배가시킬 수도 있다.
스마트환경에 맞는 인식 전환이 우선
성공적인 스마트워크의 실현을 위해서는 조직 내부의 제도와 정책을 확립하거나 업무 효율성을 극대화할 수 있는 최첨단의 IT 환경을 갖추는 것이 중요하다. 하지만 부작용도 간과해서는 안 된다. 한 예로 가장 먼저 우려되는 점은 언제 어디서나 접속이 가능한 원격근무의 도입으로 24시간 회사의 감독 하에 놓일 수 있다는 점이다. 또 주어진 시간에만 일하는 전통적인 형태의 근무와 달리 시공간의 제한이 없는 환경에서는 일과 생활의 구분이 모호해질 수 있다. 일과 삶의 균형을 위해 시행한 스마트워크가 오히려 개인 생활을 옥죄는 방향으로 주객전도되는 셈이다.
또 조직의 결속력이 약해질 수 있다는 점도 예상되는 문제점이다. 재택근무가 장기간 지속되면 근무자의 고립감이 증가하고 이에 따라 직무 만족도가 저하될 수 있다. 시공간의 활용이 자유로워질 경우 동료와 근무시간과 장소가 달라져 동료 의식 형성이 어렵고, 서로 간의 상호작용이 저하될 수 있다는 점이다. 기존의 전통적인 근무 환경에서는 근무자가 언제나 관리자의 가시권 내에 존재해야 한다는 생각이 팽배했다. 근무자 또한 관리자의 눈에 보여야 열심히 근무하고 있다는 인상을 줄 수 있다는 사고를 지니고 있었다. 그러나 다가오는 스마트워크 시대는 기존의 면대면 커뮤니케이션이 최선이라는 낡은 생각은 더 이상 유효하지 않다. 특히 이 같은 환경이 한층 유연해진 노동 시장에서 저임금 정책을 강화하고 ‘비정규직’을 대량으로 양산할 개연성이 높다는 비판에 직면하고 있는 것도 사실이다. 요람에서 무덤까지 노동을 위한 삶을 강요받은 19세기 테일러리즘으로의 회귀라는 우려에서도 자유롭지 못하다.
제도와 기술이 뛰어날지라도 단순한 ‘노동 생산성의 강화’나 ‘효율성 제고’ 라는 측면에서만 고려된다면 스마트워크 환경은 노사 모두에게 유토피아가 아니라 디스토피아로 전락할 가능성이 높다. 사용자와 노동자 모두 스마트워크에 대한 정확한 인식을 바탕으로 이를 적극적으로 활용할 수 있는 혜안을 함께 모색해볼 때이다.
